Miért életveszélyes az ösztönös cégvezetés?

A világ egyik legnagyobb könyvvizsgáló és tanácsadó cége, a PwC felmérése alapján a magyar cégvezetők 95%-a a megérzéseire és tapasztalataira alapozza a döntéseit, nem adatokra. A 0-700 milliós kisvállalkozásoknál ez pontosan azt jelenti, hogy még egy havi kiadás-bevétel kimutatásuk sincs, hanem cashflowból menedzselik cégüket. Vagyis, ha hó végén elég pénz van a költségek (cég és tulajdonos személyes költségei) kifizetésére, akkor minden rendben van, ha nincs és mondjuk folyószámla hitelbe kell belenyúlni, akkor elkezdenek spórolni, de jó eséllyel nem ott, ahol kellene!

Mi ezzel a baj?

Tapasztalataim szerint már egy 300 milliós éves forgalmú cégben is simán el lehet úgy pazarolni 50 millió Ft-ot, hogy észre sem veszik! Ennek a leggyakoribb módozata, hogy a cégnek már van minimum 2-3 termékköre vagy üzletága/tevékenysége, és ezek közül az egyik az „aranytojást tojó tyúk”, a másik pedig a „szerelemgyerek”.

Az aranytojást tojó tyúk termeli a pénzt, a nyereséget, a szerelemgyerek meg elviszi!

Ha nincs költséghelyes könyvelés, ahol külön kezelik a termékcsoportok vagy üzletág bevételét/kiadásait, az-az külön ki tudják mutatni a nyereségét, akkor ott ebből semmi sem látszik, csak az, hogy nincs elég nyereség, és nem jut tartalékokra pénz. És most nehéz idők jönnek, az infláció és a drasztikusan emelkedő energia árak miatti kereslet csökkenés, ahol létkérdés, hogy cégednek mennyi tartaléka van! Félretett pénzre és nyereség %-ban lévő tartalékokra is gondolok.

A következő nehéz időkben, ez az elfolyó évi 50 millió Ft a létét jelentheti még egy 600 milliós vállalkozásnak is, nemcsak egy 300 milliósnak! De egy korábbi cikkemben írtam még pár példát a pénzszórásra, ami ösztönös cégvezetés esetén eléggé gyakori.

Hát ezért gondolom, hogy egyre veszélyesebb az ösztönös cégvezetés.

Mi ebből a kiút?

A kiút ebből az adatvezérelt cégvezetés kis lépésekben történő, fokozatos bevezetése. Az-az egyre több döntést adatok alapján kell meghozni, és ehhez az adatstruktúrát (adatok begyűjtése és rendszerezése) plusz az egyre részletesebb kimutatások rendszerét kell kialakítani. Ez egy folyamat, amely első lépése:

1.  Havi bevétel-kiadás Excel vagy Google táblázat

Megdöbbentő, hogy mennyi vállalkozás működik úgy, hogy még egy ilyen táblázata sincs, pedig ezt tényleg nem nehéz előállítani, csak a könyvelőtől kell kérni egy havi eredmény kimutatást. Ez neki sem sok munka, csak le kell húznia a könyvelő programjából. Ha viszont még nem minden bevételed és kiadásod fehér, akkor ezt ki kell egészítened, hogy a valós számokat lásd.

FONTOS! Ez a létminimum. Enélkül vállalkoznod sem lenne szabad, de még egy háztartást is veszélyes enélkül vezetni!

2. Havi bevétel-kiadás Excel vagy Google táblázat termékcsoportokra vagy üzletágakra/tevékenységekre bontva

Pl. egy autószalonnál van:

• új autó értékesítés,
• finanszírozások jutaléka,
• biztosítások jutaléka,
• használt autó értékesítés,
• alkatrész értékesítés,
• szerviz (ezen belül mechanika, elektromosság, karosszéria).

Egy autószalonban ráadásul a legkevesebb nyereség az új autó eladáson keletkezik, a legtöbb pedig a szervizen, azon belül is a karosszéria javító üzemben. Viszont ha nincs újautó értékesítés, akkor előbb-utóbb a szerviz is bajban lesz, mert egyre kevesebb lesz az ügyfél.

De a legegyszerűbb szerelési tevékenységnél is, pl. a klímásoknál is több tétel van:

• klíma berendezés értékesítés,
• klímaberendezés beszerelés,
• klímaberendezés karbantartás,
• klímaberendezés javítás.

Természetesen ennyire részletes kimutatást már nehéz vagy túl sok idő manuálisan összerakni (nem beszélve a készletmozgások és készletértékek lekövetésével), ezért amilyen gyorsan csak lehet valamilyen ügyviteli szoftvert be kell vezetni. És ezzel elérkeztünk a következő fázisba.

3. Ügyviteli szoftver bevezetése

Itt először fontos tisztázni egy fontos félreértést. Az ügyviteli szoftver nem vállalatirányítási rendszer (ERP rendszer)! Egy ügyviteli szoftver lekezeli:

• a számlázás,
• a készletkezelés,
• és pénzügyek kombót, de könyvelés nélkül.

Egy vállalatirányítási rendszerben már van könyvelés is, és ezért alkalmas költséghelyes könyvelésre, viszont emiatt sokkal bonyolultabb, átfogóbb, mint egy ügyviteli szoftver. És persze sokkal drágább is, átlagosan 20 millió Ft-nál kezdődik, ezért 600-700 millió Ft éves árbevételig csak a céged teszed tönkre egy igazi vállalatirányítási rendszer bevezetésével.

Eközben egy ügyviteli szoftvert már pár százezer forintért, vagy pár tízezer forint havidíjért is kapsz, és óriási előrelépés lesz az Excel táblázatokhoz képest. 1 mrd Ft-os forgalom alatt szerintem ne is gondolkozz vállalatirányítási rendszerben! És akkor is hívj független ERP tanácsadót, aki segít a céged folyamatainak felmérésében és a megfelelő ERP rendszer kiválasztásában, különben a marketingje alapján fogsz ERP rendszert venni és garantálom, hogy minimum 10x fogod megbánni!

Az Excel táblázatoktól ekkor sem fogsz teljesen megszabadulni, mert előbb-utóbb mind az ügyviteli szoftverek, mind a vállalatirányítási rendszerek nem tudják kielégíteni az igényeidet kimutatások tekintetében. Ha a beégetett kimutatások helyett valamilyen mást szeretnél, akkor adatok exportja és Excelben rendezése következik, ami eleinte nem nagy munka.

Ahogy azonban a céged forgalma növekszik, a tevékenysége egyre bonyolultabbá válik, úgy egyre több és bonyolultabb kimutatást is szeretnél (ráadásul ha webshopod van, akkor már rengeteg marketing adat keletkezik a webshopban, a Google és FB fiókokban) és előbb-utóbb komplett Excel dzsungel fog kialakulni. Ekkor jön el a következő lépés, a kimutatások automatizálása! A BI rendszerek (Business Intelligence, magyarul üzleti intelligencia) korszaka.

4. BI rendszerek korszaka

A BI szoftverek lényege, hogy olyanok, mint egy polip, amely rengeteg karjával rengeteg adatforráshoz képes csatlakozni, mint pl.

• ügyviteli szoftver vagy vállalatirányítási rendszer,
• online marketing rendszerek, Google Analytics, hirdetési fiók, FB hirdetési fiók, email marketing rendszer, stb.,
• érzékelők, szenzorok, mint pl. gyártó gépek fogyasztásmérője, rezgésmérője, beléptető rendszerek,
• bármilyen táblázatkezelő, Excel, Google

és megadott időközönként az adatokat lekérni, majd olyan rendszerbe foglalni, ahonnan a kimutatások készítésének sokkal szélesebb skálája nyílik meg, mint az ügyviteli szoftvereknél vagy vállaltirányítási rendszereknél. Ráadásul ez is automatikusan áll elő, akár a cégvezető mobiltelefonján!

Arról nem is beszélve, hogy akár minden egyes mutatóhoz értesítéseket állíthatsz be, hogy pl. egy adott áru minimum készletre csökkenése esetén azonnal kapj egy emailt, vagy ha valamelyik költségtétel elér egy felső határt, vagy akár egy értékesítőd árrés alatt akar kiadni ajánlatot!

Ha már van ügyviteli szoftvered, akkor lehet BI rendszered is, mivel egy Microsoft Power BI Pro csomag ára felhasználónként 9 EUR, de a Google Data Studio meg egyenesen ingyenes! Ehhez képest egy 700 millió feletti cégben akár egy embert (és a havi költségét) meg lehet azzal spórolni, hogy nem kell manuálisan kimutatásokat gyártani!

Természetesen egy 700 milliós cégben nemcsak a BI rendszer havi díja lép fel, hanem szükség lesz tapaszalt BI tanácsadóra, aki segít kialakítani a rendszert. De ennek költsége nem éri el a kimutatások készítésével foglalkozó kolléga éves bérköltségét, vagyis egy éven belül megtérülő beruházás.

5. MI, az-az a mesterséges intelligencia használata a cégvezetésben!

Ha már van BI-od, akkor jöhet a következő lépés, a predictive analitika, magyarul előrejelző analitika használata. Vannak olyan szoftverek (pl. Azure Machine Learning Studio), amelyek képesek nagy múltbeli adathalmazokban összefüggéseket (algoritmus) keresni, majd ezen algoritmus alapján előrejelezni bizonyos mutatók jövőbeli alakulását. Egy ügyfelünk, a debreceni Dyntell is foglalkozik BI rendszerekkel (van nekik saját fejlesztés), és ők pl. románia legnagyobb pékségénél azt a feladatot kapták, hogy jelezzék előre a következő napi fogyást.

Azt tudni kell, hogy egy pékségben lazán elérheti a visszáru mennyisége a 10%-ot is, ami egy 2 mrd-os pékségnél évi 200 millió Ft-nyi termék kidobását (vagy alapítványoknak adását) jelenti, mindenképpen jelentős veszteség. Ha viszont ezt drasztikusan lecsökkentik, akkor annak pedig a forgalom csökkenés lesz a vége, amely több veszteséget fog jelenteni, mint a 10%-os visszáru.

Ekkor jött a Dyntell, a romániai Ana Pan pékségnél indulásként 86%-os pontossággal tudta előrejelezni a következő napi fogyást, amivel éves szinten 150-200 millió Ft-ot takarítottak meg. A lényeg viszont ezután következik, hogy miért mesterséges intelligencia, mert az algoritmus öntanuló, az-az ahogy egyre több adatot és visszajelzést kap, egyre pontosabbá válik!

Németországban az Otto webáruház szaladt bele abba a problémába, hogy azok a vevői, akik 3 napon túl kapják meg a megrendelt csomagjukat, nagy arányban nem veszik át, vagy elállnak a vásárlástól! Viszont a beszállítóik nagy része nem tud 3 napon belül szállítani. Mondhatnánk azt, hogy akkor készletezni kell, de több millió árucikknél ez kb. finanszírozhatatlan.

Ekkor jött az ötlet, hogy vajon egy mesterséges intelligencia alapú algoritmus megfelelő százalékban előre tudja-e jelezni legalább 1 hétre egy árucikk várható forgalmát? Több százmillió adat feldolgozása és a tesztek azt mutatták, hogy igen, így ma az Ottonál az algoritmus rendel a beszállítóktól az 1 hetes előrejelzések alapján, és így 3 napon belül megkapja minden vásárló a csomagját.

De te is használsz ilyen algoritmusokat, csak lehet nem tudsz róla. Ha hirdetsz a Google és/vagy Facebook rendszerében, akkor már nem is tudsz olyan hirdetést feladni, amelyben minimálisan ne dolgozna automata algoritmus! Sőt, még hirdetned sem kell, egyáltalán az, hogy mely ismerősöd posztjait látod pl. Facebookon, azt is algoritmus dönti el!

Összefoglaló

Azon kívül, hogy a fentiek mennyire sci-fi-nek vagy izgalmasnak hangzanak, az egész adatvezérelt cégvezetés arról szól, hogy minél hatékonyabban és minél nyereségesebben tudjon működni a vállalkozásod. Mert a nyereségből tudsz új dolgokba invesztálni, fejleszteni és tartalékokat is képezni a nehéz időkre.

Ahogy haladunk az ösztönös cégvezetéstől az előrejelző analitikáig, úgy nő céged hatékonysága és nyereségessége. Nem véletlenül mondta Elon Musk, a Tesla alapítója:

„Ha a konkurenciád mesterséges intelligenciát használ, te pedig nem, akkor élve fog felfalni téged!”

Ja, és csak így a végére, ennek ma már nincs akadálya még egy 50 milliós cégben sem, mert annyira olcsóvá vált, hogy ők is meg tudják fizetni, csak egy ekkora vállalkozásban még nincs annyi adat, hogy érdemes legyen vele foglalkozni. De ügyviteli rendszer és webshopok esetében profi webanalitikai rendszer és BI (pl. Data Studio) nélkül működni már ekkora cégben is életveszélyes, egyenesen vakrepülés!