Feudalizmus „light” a beszerzésben

Rengeteg módja van annak, hogyan maradjon vállalkozásod kicsi, és közben te mégis hogyan halj bele a munkába. Az egyik biztos módja ha a beszerzést, különösen a stratégiai dolgok beszerzését a jól megszokott feudális módon csinálod. Persze ennek is vannak szintjei.

A „hard” feudalizmus, amikor sógortól, komától, baráttól szerzel be dolgokat, mert ha Józsi barátod irodabútorokkal foglalkozik, akkor természetes, hogy tőle veszed. A feudalizmus „light” pedig, amikor valakitől veszed, aki valamiért szimpatikus, de nem méred fel a piacon az összes lehetőséget. Irodabútornál ez nem különösebben probléma (meg a WC papírnál sem), de olyan dolgoknál, amelyek meghatározóak lehetnek a céged egészének működésére, könnyen zsákutcában találhatod magad.

Mik lehetnek ezek a dolgok?

Jellemzően a céged működésével kapcsolatos szoftverek és berendezések, mint pl. ügyviteli szoftver, webáruház rendszer, gyártó gépek, berendezések. Hadd mutassam meg 2 élő példán keresztül, ezek „szokásos” beszerzésével hogyan lehet tönkretenni egy jól működő vállalkozást…

Miben más egy középvállalkozás beszerzése, mint egy kisvállalkozásé?

Hát többek között a stratégiai eszközök beszerzésében. Vannak ugyanis olyan stratégiai „beruházások”, ahol egy rossz beszerzéssel akár be is lehet dönteni a céget! Ilyen pl. az ügyviteli szoftver vagy vállalatirányítási rendszer beszerzése.

Hadd osszak meg veled 2 tanulságos történetet:

1.  Ügyviteli szoftver csere egy kis kereskedő cégben

500 milliós éves árbevételű kereskedő cég, amely megunta a szenvedést a faék egyszerűségű számlázó programmal, és az Excelben végzett készletkezeléssel, pénzügyekkel, és egyéb adminisztrációval, ezért eldöntötte, hogy nagyot ugrik, és bevezet egy igazi vállalatirányítási rendszert a cégébe. Ezzel önmagában nincs is semmi baj, hiszen az 500 milliós forgalom már átmenet a kis családi vállalkozásból középvállalattá, amihez alaposan át kell alakítani a cég működését, pl. komolyabb ügyviteli rendszerre van szükség, hogy látható legyen, mely:

• termékekből,
• beszállítókból,
• vevőkből élnek,

vagyis kitől, mit és kinek éri meg eladni. Ehhez már nemcsak a forgalmi adatokat kell látni, hanem az árrés tömeget is, sőt a költségeket is, amihez egy kis számlázó, készletkezelő szoftver kevés.

Cégvezetőnknek „szerencséje volt”, az egyik vállalkozói kapcsolatépítő klubban találkozott egy vállalatirányítási szoftvereket fejlesztő céggel, akinek a vezetője ráadásul nagyon szimpatikus volt, és pár héten belül meg is kötötték az üzletet. Következő hónapban el is indult a bevezetés, amely kb. azóta is tart! Mindennek már 3 éve…

Mi történt? Egyrészről a 2 cégvezető egymás között kötötte meg az üzletet, a kereskedő cég vezetője senkit nem kérdezett meg a munkatársai közül, hogy ez a szoftver vajon jó lesz-e? Főleg nem azokat, akik majd napi szinten használni fogják!

Másrészről nem készült semmiféle igényfelmérés, írásos specifikáció (de minimum összefoglaló az igényekről), hogy pontosan milyen szoftverre is van szüksége a cégnek! A vállalatirányítási szoftvermegoldások piacának felmérése is kimaradt, hogy egyáltalán van-e iparági megoldás, milyen megoldások és mennyi pénzért vannak, azok mögött milyen csapat áll, stb., stb..

Végül is minek vesződni 3-4 hónapot egy szoftver kiválasztásával, 1 hónap alatt nyélbe ütötték az üzletet, és már indult is a bevezetés, ami 3 év alatt sem ért véget…

Mit rontottak el?

Egyrészről a szoftver nem tudott több olyan fontos dolgot (pl. göngyölegkezelés, B2B webáruház), ami náluk iparági sajátosság, és ezek nélkül nem működhetnek. Ez a szoftver pedig a lehetséges vállalatirányítási rendszerek között a kevésbé testre szabható megoldás volt, így be is sétáltak a zsákutcába. Arról nem is beszélve, hogy a 15 milliós ára miatt nekik egyértelműen túl drága volt, hiába részletfizetési megoldásban állapodtak meg. Történetesen az ő igényeikre van ideális szoftver a piacon, ami mindent tud és úgy tudja, ahogy neki szükségük van rá, havi 150e Ft-ért, és nem 15 millióért.

Ennek a lassan 3 éves vállalatirányítási szoftver „kalandnak” köszönhetően  az évi 30%-os növekedésük megállt, miközben a legerősebb versenytársuk – akivel korábban fej fej mellett küzdöttek – mára 200 millióval húzott el mellettük! Ráadásul a versenytárs időben lépett e-kereskedelem ügyben, ezért idén a járvány alatt hatalmasat fejlődtek, míg ők az e-kereskedelem nélkül csökkentek.

Jó kérdés, hogy az így elvesztegetett éveket valaha is vissza lehet-e pótolni?

Persze legalább ilyen gyakran elő szokott fordulni ennek az ellenkezője is, amikor egy-két százezer forintos barkács szoftverekkel akarják megoldani a cég teljes ügyvitelét, majd ezek miatt áll meg a növekedés. A kedvencem akkor is a készletkezelés Excelben…

2. Webáruház szoftver csere egy több milliárdos kereskedő cégben

Volt egy ügyfelünk, aki szórakoztató elektronika kereskedelemben elérte a 2,5 milliárdos árbevételt, és elérkezettnek látta az időt, hogy lecserélje webáruházát. Körülnézett a piacon, megkérdezett pár szakértőt, és kiválasztott egy céget és egy megoldást. A gyanú akkor merült fel, hogy esetleg nem a megfelelő céget választotta, amikor az áprilisi tervezett indulás október elejére, a szórakoztató elektronikai szezon kezdetére csúszott, de annyira akarta az új webshopot, hogy vállalta a kockázatot és beindították október közepén.

Az új webáruház viszont felezte a forgalmat, mert teljesen szétbarmolta a Google keresőben elért addigi eredményeket, ami a fő vevőforrásuk volt! A havi 200 millió helyett 100 milliós forgalom miatt az értékesítők fellázadtak a bemutatótermekben, mert készültek az erős szezonra, a jó kis jutalékokra, ehhez képest beütött a katasztrófa. 8-ból 6-an el is mentek, hajszálon múlott, hogy akkor nem rokkant bele a cég. Sajnos végül 2-3 év agónia után becsukta a tulajdonos, mert akkora léket ütött anyagilag a cégen az új webáruház, hogy a segítségemmel sem tudta már visszahozni.

Tudom, hogy rendkívül csábító volt az, hogy 3 millió Ft-ból elkészült az új webáruház, eközben egy megfelelő szintű beszállító 10 millió alatt biztosan nem csinálta volna meg, de jobb volt megspórolni a beszerzésen 7 milliót, majd az első hónapban bukni 100 milliót?

Sőt, kockáztatni az egész cég működését, létét?

Biztosan nem, de ennyire veszélyes nem megfelelő szállítót választani egy üzletileg kritikus rendszer fejlesztéséhez!

Tanulságok

Igen tudom, hogy hónapokra van szükség egy szoftver kiválasztásához, hiszen felmérni és átlátni egy adott termék, mint pl. az ügyviteli szoftverek piacát, sok munka és idő. Eközben egy pár százmilliós cégben még mindenki reggeltől estig hajt, operatív feladatokat végez, de ha nem kellően tudatosan építed a cégedet, akkor vagy soha nem fogtok megnőni, vagy megnőttök, de bele fogsz halni.

Az elmúlt közel 30 évben sokszáz milliárdos forgalmú cég életébe volt alkalmam belelátni, és elmondhatom, hogy két kezemen meg tudom számolni azon cégvezetőket, akik nem voltak a rabszolgái a saját vállalkozásuknak! Anyagilag sokan élnek jól. Keresnek évente 100 milliókat, szép házban élnek, jó autókkal járnak, szép helyekre mennek nyaralni, de ez csak a felszín.

Eközben volt olyan cégvezető, aki megosztotta velem, hogy ha hazamegy, és ránéz a 6 éves kislányára, nem érez semmit! Pedig 7 milliárdos cége, évi 400 milliós adózás utáni nyeresége van, csak milyen élete?

Természetesen nála nemcsak a stratégiai rendszerek beszerzése ment feudális alapokon, hanem sok minden más is, pl. a munkatárs kiválasztása, főleg a vezetőké, ahol a bizalom messze felülírta a hozzáértést. Mindennek köszönhetően reggeltől estig rohan egyik problémát a másik után kezelni, mint pók a falon, mert nincs, aki rajta kívül meg tudná.

Amikor vállalkozásod átlépi a 300 milliós éves forgalmat, akkor sok mindenben szintet kell lépni, különben menthetetlenül elakadsz, vállalkozásod meg beragad a 300 milliós szinten. Leggyakrabban ehhez a szintlépéshez a sok pénzen kívül sok időre is szükség van, mert egy stratégiai beruházás előkészítése – az ügyviteli szoftver beszerzése ilyen – alapos előkészítést igényel, hiszen jó eséllyel min. 5 évre előre meghatározza a mindennapi munkát a cégedben!

Egy nagyobb vállalatnál természetes, hogy eleve nem a cégvezető végzi el ezt a munkát, hanem egy nála jobban hozzáértő szakmai munkatársa, aki viszont alaposan felméri a piacon elérhető megoldásokat, döntési mátrixot (egy összehasonlító elemzés táblázatszerűen) is készít belőlük, hogy majd a cégvezető a könnyen meghozhassa a szakmailag megfelelő, és megalapozott döntést.