Ez az a téma, amiről óriási viták tudnak fellángolni, hasonlóan ahhoz, amikor egy nagy cégnél vitatkozik a pénzügyi és a logisztikai csapat, hogy melyik a fontosabb, melyik nélkül nem működne a cég? A kérdésre a válasz azonban itt sorsdöntő, mert cége sikere vagy bukása múlhat rajta.
Azt egy cégvezetőnek, vállalkozónak nem kell bemutatnom, hogy ha még 2 klón lenne belőle, akkor sem tudná minden feladatát maradéktalanul elvégezni, így folyamatos döntéskényszerben van, hogy feladatai garmadájából mit végezzen el és mit ne. Nincs mese, fókuszálni kell, preferenciákat felállítani, különben vállalkozásod úgy csődbe mehet, hogy közben halálra dolgozod magad! Ennek kapcsán a Vállalkozz Hatékonyan Klubban sokat beszélgettünk dr. Tóth András pénzügyi tanácsadó kollégámmal, hogy:
- Mi a legfontosabb ismérve egy piacképes vállalkozásnak?
András pénzügyi tanácsadóként azt látja, hogy azokban a vállalkozásokban van fantázia, amelyek képesek évi 10 millió forint adózás előtti nyereséget termelni, továbbá ezt az indulástól átlagosan 3 év alatt el is érik. Szerinte, akik ezt még 5 év alatt sem érik el, azok csak túlélnek, kínlódnak, szenvednek, akik viszont igen, azok jó eséllyel tovább fejlődnek!
Mikor ezt először hallottam, eléggé mellbe vágott nem csak a nyereség összege, hanem a 3-5 év is, de végigfutva szakmai emlékeimen, be kellett látnom, hogy bizony teljesen igaz. Azt is láttam, ahhoz, hogy ezt egy vállalkozás elérje, nem mindegy mire fókuszál a tulajdonos-ügyvezető!
Mire fókuszáljon a cégvezető?
Szóval visszakanyarodva az eredeti nagy kérdéshez, a sok milliós kérdéshez, hogy milyen feladatokra kell fókuszálnia egy cégvezetőnek, melyek azok amelyeket öngyilkosság elhanyagolni, és melyek azok, amelyek nélkül nem dől össze a világ!? A pontos válasz Michael E. Gerber: “Vállalkozás mítosza” című könyvének vezérgondolata:
- “Ne a cégedben, hanem a cégeden dolgozz!”
Ez teljesen érthető, ha házat kell építeni, de céget? Pedig ez a lényeg. Hiába dolgozod magad halálra a saját cégedben, ha közben nem építed, akkor sosem fog tudni komolyan megnőni, vagy pedig egy bizonyos növekedés után úgy megáll a fejlődés, mint a cövek! Cégépítés nélkül 5 év múlva is ugyanazokkal a problémákkal fogsz nap, mint nap szembesülni, mint ma, mert semmi sem fog megváltozni, sőt, inkább rosszabbodni fog, ha a versenytársaid viszont kinövik magukat.
A dolgot úgy lehetne legegyszerűbben szemléltetni, hogy a cégedben végzett tevékenységeket két félére bontjuk:
- Azok a feladatok, amelyek révén működteted a céged (ügyfélszerzéstől a vevők kiszolgálásán át a pénzügyekig minden).
- Azok a feladatok, amelyek azt a szervezetet, csapatot, rendszert építik fel, amelyek a cégtulajdonos, azaz nélküled elvégzik az A. pont feladatait.
Milyen rendszerről beszélek? Nézzük meg példaként a bableves főzést. Egy 4 fős család részére, de még akár 10-20 fős vendégsereg számára is egy ember gond nélkül meg tudja főzni a bablevest. Viszont 5.000 ember számára már képtelen lenne, legalábbis 1 napon belül.
Hogyan kell 5.000 ember számára bablevest főzni?
5.000 ember számára bableves főzéshez már egy komoly csapatra van szükség, ahol mindenkinek megvan a maga dolga, továbbá erre a célra készült felszerelésre, berendezésekre. Elég vicces lenne 10 literes fazekakban ennyi ember számára levest főzni. Ha 4 főre 1 liter levessel számolunk, és egy 10 literes fazékban 8 liter levest főzünk, akkor 125 db fazékban kellene főzni párhuzamosan. Ha azonban a nagykonyhákban használatos 400 literes üstöket használunk, akkor már 3 elég belőlük és 1 szakács 3 segéddel különösebb probléma nélkül megfőzi a levest. Kell viszont további 10 fő az alapanyagok előkészítéséhez, viszont ez a 10 fő + még 10 fő meg tudja oldani a leves tálalását is, pl. egy 4.000 fős lagziban.
Szóval egy 23 fős csapat gond nélkül megoldja a bableves teljes elkészítését és tálalását 4.000 ember számára. Ha ezt minden nap csinálniuk kell, akkor viszont az egész folyamatát ki kell találni, meg kell szervezni, hogy óramű pontossággal működjön. Na ezt hívjuk építő munkának egy cégen belül, annak a csapatnak és működésük rendszerének a kitalálását és felépítését, amiben a munkatársak nap, mint nap dolgoznak, ami:
- gyártja vagy beszerzi vagy előállítja az értékesítendő terméket / szolgáltatás,
- ügyfeleket szerez,
- kiszolgálja az ügyfeleket,
- kiszámlázza és beszedi az áruk ellenértékét,
- kifizeti a szállítókat, adókat és munkatársakat,
- és még sok minden mást, ráadásul mindezt nyereségesen!
Egy cégvezető legfontosabb feladata e rendszerek megtervezése, ugyanúgy, ahogy házat építeni sem jutna eszébe senkinek elkezdeni tervezés nélkül. Ráadásul egy bizonyos cégméret felett (sok iparágban már 10 fő felett) a legjobb, ha a fentiekben már nem vesz részt a tulajdonos-ügyvezető!
Összefoglalva egy tulajdonos-ügyvezető legfontosabb feladata a tervezés és vállalkozása, cége építése, fejlesztése, nem pedig a napi ügyekben való elveszés!
Az időgazdálkodásban úgy tartják, hogy ezek a FONTOS, a napi ügyek pedig a SÜRGŐS feladatok. Valamiért az ember úgy van bedrótozva, hogy ösztönösen a sürgős dolgokat csinálja meg, és csak ha marad ideje, akkor foglalkozik a fontos dolgokkal.
Mennyi cégvezetővel találkoztam már, akik emiatt nem érnek rá 3 éve elindítani cégük weboldalát vagy webáruházát, pedig ez oldaná meg a vevőszerzési problémáikat, és emiatt napról, napra élnek. Egyszerűen nincs idejük felépíteni azt a rendszert, ami megoldaná a bevételi problémáikat.
Ők azok, aki elmennek tréningekre, ott nagyon lelkesek, majd nem csinálnak meg semmit. Komoly pénzeket elköltenek oktató anyagokra, a kocsijukban meghallgatják, lelkesek, de nem csinálnak meg semmit, mert másnap bemennek cégükbe, és megpróbálják kezelni a nyakukba ömlő SÜRGŐS feladatok özönét.
Egy ördögi körben vannak, és nem látják a kiutat!
Pedig van megoldás, a tervszerű cégépítés, amely lényeges eleme a növekedés tervezése (más néven stratégiai tervezés). Na ennek hallatára szokta sok vállalkozó eldobni a tollat, hogy itt valami közgázon tanított, multiknál alkalmazott bonyolult dologról van szó. Tény, ha a közgázon tanult elvek alapján készítesz stratégiai tervet, akkor az egy min. 150 oldalas, makro- és mikrogazdasági elemzést is tartalmazó mű lesz, és mire elkészülsz vele a napi teendőid mellett (ha egyáltalán elkészülsz vele valaha), már nagyjából semmi sem lesz benne aktuális.
Kis- és középvállalatok számára mindössze néhány oldalas növekedési tervet szoktam javasolni!
De előtte még egy tisztázandó dolog:
- “Tamás, te nem munkaerő toborzás-kiválasztási tanácsadó vagy véletlenül?”
- “A stratégiai tervezés az nem a közgazdászok dolga?
Első látásra jogos a kérdés, mit is keres egy hr-es a vállalatvezetés, stratégiai tervezés területén? A válasz egyszerű, ha nincs növekedési terv, akkor a hr-es is csak napi problémákat fog tudni megoldani, meg tüzeket oltani, ami munkájának eredményét a lehetséges 100%-ról 10-20%-ra csökkenti.
Ahogy a korábbi tanulmányaimban írtam, remélem jól látható, hogy a hatékony személyzeti munka csúcsa a felvett munkatársak fejlesztése iparáguk kiemelkedő teljesítményű szakembereivé, ez azonban tervezés nélkül nem megy. Egy ilyen kinevelési folyamat legalább 1-1,5 év, szóval egy hr-esnek minimum ennyire előre kell látnia a cégvezetés terveit, céljait.
Összefoglalva, nincs szervezetfejlesztés növekedési terv nélkül, ahogy egy épületet sem lehet rendesen felépíteni építési terv nélkül.
Akkor nézzük is meg, mi az a tervezési módszer, amit az elmúlt 15 évben fejlesztettem ki és teszteltem már nagyon sok cégen, 1 fős vállalkozástól kezdve 600 fős közép-nagyvállalatokig, és ami a legnépszerűbb dolog volt eddig a Vállalkozz Hatékony Klub legmagasabb szintű tagjai között, akikkel megcsináltuk. Ennek az egyszerű tervezési módszernek köszönhetően néhány óra alatt átlátták, hogy a következő 3 évben mit is kell tenniük ahhoz, hogy cégük elérje a kitűzött célokat.
Ahogy többen is jól megfogalmazták: “összeállt a kép!”
A növekedés tervezése
Az egészet egyszerű elkezdeni, csak ülj le, és képzeld el, hogy 3 év múlva hogyan is nézzen ki a vállalkozásod és az életed. Ez után számszerűsítsd a célokat, majd bontsd le részcélokra. Ez után minden következő évben rajzold le a szervezeti struktúrát a tervezett létszámnak megfelelően, majd nézd meg, hogy a kitűzött célok eléréséhez milyen fejlesztésekre van szükség cégedben, csapatodban, és már kész is. Röviden ennyi:
- Célok meghatározása 3-5 évre előre.
- Célok és alcélok számszerűsítve 3-5 évre előre.
- Szervezeti struktúra 3-5 évre előre minden évre.
- Fejlesztések meghatározása, majd projektekké alakítása.
Nézzünk rá egy konkrét példát
Van egy cégtulajdonosunk, nevezzük őt Molnár Ivánnak, akinek van egy 3 fős villanyszerelő vállalkozása. Iván merész ember, és vannak céljai, ezért 3 évre előre azt szeretné elérni, hogy vállalkozása megháromszorozódjon, vagyis 9 fővel (szerelővel) dolgozzon, és a bevétel is ennek megfelelően alakuljon.
A létszám és bevételi célokat lebontja a következő évekre, továbbá megtervezi a szervezeti struktúrát is 2012-re, 2013-ra, 2014-re.
Az egész legérdekesebb része az alcélok meghatározása, mert megmutatja, hogyan keletkezik a bevétel, Ivánunk ehhez egy online marketinges segítéségét kéri, mert a jövőben tervezi ennek beindítását.
Iván tudja, hogy nagy cégeknek bedolgozni jelen gazdasági helyzetben életveszélyes a nemfizetések miatt, ezért megmarad a lakossági piacon. Jelen pillanatban ismerősök, korábbi ügyfelek és ajánlások útján jut munkához a vállalkozása, de Iván annyit olvasott az online marketingről, hogy zsigerből érzi, ennek segítségével fog annyi ügyfélhez jutni, amennyi a háromszoros növekedéshez kell, ezért ez a legfontosabb fejlesztés vállalkozása számára 2012-ben.
Először meghatározzák, hogy pl. 2012-ben mekkora árbevételre lesz szüksége a cégnek, majd megnézik, ezt hogyan lehet elérni, azaz levezetik, hogy mennyi ügyfél kell hozzá átlagosan mekkora megrendelési értékkel, ezek az ügyfelek honnan jönnek, és mit kell ahhoz tenni, hogy jöjjenek. Online marketingben ez úgy jön ki, hogy meg kell nézni adott ügyfélszámhoz, mekkora látogatottság kell a weboldalra, és azt a látogatottságot milyen tevékenységekkel és mekkora marketing költségvetéssel lehet elérni. Amikor már tapasztalati számok is vannak, akkor jól látható, hogy mennyibe kerül egy ügyfél megszerzése, és ki lehet számolni, hogy mekkora marketing költséggel lehet elérni a kívánt árbevételt.
A célok és alcélok meghatározásából elég sok következtetést le lehet vonni, pl. melyik évben, milyen munkatársakat kell felvenni, továbbá milyen középvezetőket kell kinevelni (vagy ha nem megy felvenni), ha a 3. év után nem akar megragadni a 9-10 fős szinten!
Iván azt is látja, hogy a növekedéssel az adminisztráció is meg fog növekedni, amit már nem fog tudni sem ő, sem GYES-en lévő felesége elvégezni, továbbá járt egy előadásomon, ahol megfogta a gondolat, hogy az irodavezető valójában egy középvezető, egy kisvállalkozónak szinte a társa, továbbá az online marketing rendszer felépítésében is fontos szerepe lesz. Éppen ezért egy irodavezető felvételét is betervezi már 2012-re.
Ez után még jó pár fejlesztésre lesz szükségük, pl. ügyviteli szoftver bevezetése, új telephely keresése, hogy cége gond nélkül működjön 9 fővel, ezeket mind betervezi.
A lényeg, hogy Ivánnak is összeállt a kép a következő 3 évre, most már tudja, hogy mit mindent kell ahhoz megtennie, hogy elérje 3 éves céljait, és csak meg kell csinálnia.
Kelkó Tamás
vállalkozásfejlesztési szakértő
www.kelko.hu